项目管理十大领域:程序员必须要了解的项目管理常识

在上一讲中,我们分享了程序员做项目管理的三个误区。有同学给我留言咨询一个这样的问题:"如果我想转岗做项目管理,需要满足什么条件呢?"

其实,想要做项目经理,并没有太多硬性条件的约束,好的项目经理不问出身。在我的团队中,那些非常优秀的项目经理,不仅经历、知识背景各不相同,性格特质也都不一样。实际上,理论、经验、知识背景都是可以后天培养的,而意愿是第一位的,其次就是持续不断的学习和刻意训练。

今天,我们来聊一聊项目管理常识。古人云:"会当凌绝顶,一览众山小。"掌握了项目管理的理论常识,就相当于拥有了一幅鸟瞰全局的知识地图。我们用两讲的时间,带你初步领略项目管理的知识体系框架。

项目管理是一门古老的科学,既包含工程技术、管理技术,又与组织行为学息息相关,比如系统科学、行为科学、心理学等,同时还涉及金融、会计等经济学范畴,逐渐发展成为了一门多维度、多层次的综合性交叉学科。

项目管理的历史

1917 年,美国一位名叫亨利•甘特的机械工程师,发明了著名的甘特图,就是一张标明计划与实际完成情况的图表。美国机械工程师协会和管理学会曾经专门设立亨利•甘特金质奖章,并把第一枚授予了已故的甘特,当时他所享有的盛誉可见一斑。时间切换到 1957 年,美国的路易斯维化工厂。他们把检修流程精细分解后,竟然发现,只要缩短最长路线上工序的工期,就能够缩短整个检修的时间。这就是至今项目管理工作者还在应用的"关键路径法",简称 CPM。

到了 20 世纪 60 年代初,举世瞩目的"阿波罗"登月计划,更是让项目管理方法从此风靡全球。进入90 年代后,项目管理逐步标准化,国际上逐渐形成了三大项目管理的研究体系,分别是欧洲的国际项目管理协会(IPMA)、美国项目管理协会(PMI)和英国的 PRINCE2 体系。我要介绍的十大领域就是出自在国内普及度最高的美国 PMI 标准体系。

什么是项目管理?

要登上月球,光有宏大的想法可远远不够,你还需要让这个想法成为现实的大量资源,以及 一套科学严谨的落地方法。"项目管理就是变理想为现实,化抽象为具体的一门科学和艺术。"这是我听到过的对项目管理最为精辟的总结。

《项目管理知识体系指南》这本大部头可以说是项目管理领域的圣经,它的第一版是由 PMI 组织了200 多名世界各国项目管理专家,历时四年完成的,目前已经演进到第六版, 可以说是集世界项目管理界精英之大成了。

现在,就让我带你去看看这本书中对项目以及项目管理的官方定义。

项目是为创造独特的产品、服务或成果而进行的临时性工作。

项目管理就是将各种知识、技能、工具与技术应用于项目舌动,以满足项目的要求。

具体来讲,项目管理就是指把各种系统、方法和人员结合在一起,在规定的时间、预算和质量目标范围内,完成项目的各项工作,对组织资源进行计划、引导和控制。

由于项目管理的知识体系过于庞大,PMI 把它分为项目管理五大过程组和十大知识领域, 共 49 个子过程。今天,我们先来了解一下项目管理的十大领域。

项目管理十大领域:程序员必须要了解的项目管理常识

项目管理的十大知识领域

项目管理的十大领域,将项目管理的工作内容划分为:项目整合管理、项目范围管理、项目时间管理、项目成本管理、项目质量管理、项目资源管理、项目沟通管理、项目相关方管理、项目风险管理和项目采购管理。其中,进度、成本、质量、范围是 4 个核心领域,风险、沟通、采购、资源、相关方管理是 5 个辅助领域和 1 个整体领域。学会了这些过程方法之后,不管你做什么,都可以按照项目管理框架和方法去做。我们来借助一个实际场景,帮助你更好地理解。

比如,你的部门最近有大量新员工入职,同时业务发展涉及越来越多的跨部门合作,领导希望你组织一场跨部门的篮球竞技活动,让大家以最快的速度熟悉起来。接到这个任务以后,如果你熟悉项目管理十大领域,就可以尝试从以下十个角度,快速地进行完整而有效的分析思考。

1. 相关方管理:如何管理相关方?

首先,你要弄明白一件事:在这个活动中,哪些人会是你的相关方?项目发起人对活动的预期效果是什么?比如说增进团队的协作,提升凝聚力等。

除此之外,这个项目是否存在更多的潜在相关方,可以助力到活动的成功举办呢?比如,经过一番了解,你发现 HR 部门最近刚刚成立了团建组,很愿意为活动提供赞助,那么,这时你需要思考,如何拿到这笔赞助? HR 总监对于活动的诉求又是什么?

最后,分析完相关方方之后,你要思考一下,如何更好地管理相关方的期望和影响?活动过程中的各类决定,都需要谁来拍板?相关方要以什么样的方式参与?

2. 范围管理:做什么?

分析完各方相关方的诉求,就可以进一步来划定项目交付的范围了。在这个过程中,你的主要任务是搞清楚到底要做到哪些事,才能更好地达成各方的期望。

比如,这次篮球赛的预期目标具体是什么?是更关注活动的参与度和投入度、部门之间的合作交流,还是活动的对外影响力?你要确保围绕着预期目标来设计相应的活动方案,然后再进一步确定活动前、活动中、活动后分别要完成的具体工作。

3. 进度管理:花多长时间?

把理想变为现实,你需要一步一步来。进度管理,就是说你要规划好阶段性步骤,同时明确每个里程碑的目标成果和时间安排。

比如,活动的总工期是一个月,那么你可以分为四个阶段来进行:

第一阶段,启动项目并确认概要方案设计;

第二阶段,规划并落实人力和各项资源的投入;

第三阶段,确定具体的活动流程和详细分工,完成活动前的各项准备工作;

第四阶段,做好活动当天现场的统筹和运作。

4. 成本管理:花多大代价?

你要思考一下,活动预算有多少?资金什么时候到位?如何使用?你要去关注整个预算中成本最高的开销是什么,比如是一笔价格不菲的教练费,然后,你要判断这笔投入可能带来的收益,也就是说钱是否用到了刀刃上?总之,你要从全局视角去思考,如何更有效地管理项目的各项投入,以达到更加匹配目标的预期效果。

5. 质量管理:达到什么要求?

从这个角度来说,你需要先确定这次活动圆满成功的标准是什么,是现场参与人数、参与者满意度、管理者的满意度,还是对外传播效果?然后,以终为始,思考一下,你需要引入哪些必要的流程和方法,以保障活动效果的达成。

6. 资源管理:

有多少内部资源? 你要知道,公司内有哪些核心资源是可以使用的?比如,宣传渠道、设计人员和经费支持等。另外,公司内部有哪些人可以作为支援活动的志愿者呢?公司可以提供活动所需的哪些物品?

7. 采购管理:有多少还要买?

确定了可以使用的公司资源以后,你要接着思考,还有哪些是需要外部采购?有哪些工作需要外部人员支持?如果经费受限,是否可以通过交换资源的方式,来获取更多的外部支持?

8. 沟通管理:如何管理沟通?

从这个角度出发,你需要考虑的是,活动策划团队、执行团队分别通过什么方式来进行项目沟通?与发起人和赞助方的沟通方式和频率是怎样的?你如何保持团队内外项目信息的高效传递,使用什么方式来同步进展?

9. 风险管理:如何应对风险?

你要弄清楚哪些风险可能会妨碍这次篮球赛的成功举办,比如天气因素、场地因素、交通管制、赞助方经费紧张、物料供应延期、公司内外政策变化导致活动被喊停、业务压力大导致兼职志愿者流失等等。你需要提前做好系统性的风险识别,分等级制定应对策略。

10. 整合管理:如何实现整体最优?

整合管理是要告诉你,作为这个活动的大内总管,你该如何去统筹全局,整合并协调各个环节的利益冲突和工作安排,在不断变化的情境下,根据活动的目标"裁剪"出合适的过程、 方法和工具,进行有效管理,从而达到全局的最优效果。

看到这里,你应该会发现,即使只是一场简单的团建活动,想要真正把它做好,其实并不容 易,你需要多方位的思考框架来指导落地实践。

有同学给我留言说,自己同时并行着很多项目,一头雾水,不知道从哪里着手。我刚刚介绍 的这十大领域,就提供了十个有效的思考角度,包含了你能想到的项目运作的方方面面。不管是多难多复杂的项目,所包含的要素无非就是这些,你都可以借鉴我们刚刚使用的框架进行拆解,逐个梳理,快速理清头绪。

总结

我们来回顾下今天的内容。首先,我给你简单介绍了项目管理的发展历程,以及项目管理的官方定义。

接着,借助实际案例,我们对项目管理的十大领域进行了层层拆解。

实际上,项目管理工作的涉及面非常广。关于项目管理的职责定位,不同组织在实践应用的过程中,给出的定义各不相同。根据我多年项目管理实践经验提炼 总结成了 12 个字:保目标,助决策,提效能,促协作。

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