新手上路:第一次做项目管理,如何提高自己的工作效率?

毕业一年,大概做了五六个中小型的营销活动,前不久双十一第一次牵头大型电商平台社交赋能业务的大促,也是第一次做大型的营销项目管理;期间踩过无数坑,熬了几个月的夜,总算做了一个完成度较高的项目,也沉淀一些小小的经验。希望踩坑经验对大家有帮助~

对于项目经理而言,同样是每天24小时,为什么有的项目经理安排得井然有序,从容自如;有的经理人从早忙到晩,废寝忘食,却依然有忙不完的工作?

项目经理的工作效率不仅关系到自身工作的成败,对于企业来说也是生死攸关。在激烈的市场竞争条件下,工作效率的高低已成为影响企业成败的关键因素。

因此,掌握提高工作效率的相关理论、技巧和方法将成为项目经理的必备技能。今天就给大家分享6个行之有效的提高效率方法。

1.第克泰特法

第克泰特(Dictator)的英文意思,在这里可以引申为“专用时间”。

犹太人习惯于把上班后的一个小时,定为“第克泰特时间”,在这段时间里,必须将昨天下班到今天上班之间接到的信息、传真、E-mail等全部回复,用手机、电脑、或者电话回复。

“现在是第克泰特时间”这句话,在犹太人之间的言外之意是“谢绝会客”。犹太人之所以注重“第克泰特时间”,是因为在激烈的商战中,他们以“马上解决”作为工作的座右铭。

在能力卓越的犹太人的办公桌上,看不见“未决文件”。我们的项目经理不妨借鉴一下犹太人对待时间的这种做法。

新手上路:第一次做项目管理,如何提高自己的工作效率?

2.二八法则

犹太人的生存和发展之道,就是始终坚持“二八法则,企业80%的收益来自20%的客户”。应该把精力用在最见成效的地方,所谓“好钢用在刀刃上”。

美国企业家威廉·穆尔在为格利登公司销售油漆时,第一个月仅挣了160美元。此后,他仔细研究了“二八法则”,分析了自己的销售图表,发现他的80%收益的确来自20%的客户,但是他过去却对所有的客户花费了同样的时间,这就是他过去失败的主要原因。

于是,他要求把他最不活跃的36个客户重新分派给其他销售员,而自己则把精力集中到最有希望的客户上。不久,他一个月就赚到了1000美元。穆尔学会了二八分法则,并且连续九年从不放弃这一法则,这使他最终成为了凯利穆尔油漆公司的主席。

新手上路:第一次做项目管理,如何提高自己的工作效率?

3.限制手机法

手机虽然在人们日常生活和工作中越来越重要,但作为双刃剑,它又是浪费管理者时间的一个主要原因,因为电话能中断手里的工作和思路,经常浪费人们大量的时间。

用一个小时集中精力去办事,要比花两个小时而被打断10分钟、20分钟的效率还要高。

那么,防止手机干扰有哪些办法呢?

一是分析你手机的使用时间分布,确定采取什么办法减少那些根本没有必要的时间消耗;

二是减少一些非紧急消息提醒;

三是先用诚恳的语气接听电话,避免闲谈;

四是让别人知道你的工作时间安排。

4.授权借时法

要懂得授权借时,授权借时是指管理者根据职能,授予下属一定的权力,委托其在一定权限内,自主地处理工作,主动完成任务,从而把自己从事务堆中解脱出来,集中精力考虑更重大的事情,解决更紧要的问题。

在授权时,要贯彻以下四项原则。

一是视能授权原则,切不可授权给无能者和只知盲从的“老实人”;

二是用人不疑原则,领导者应做到用人不疑,疑人不用;

三是例行规范原则,领导工作可分为例行性、规范性的原则工作和例外、非规范性工作,授权处理的主要是面广和量大的前者;

四是逐级授权原则,越级授权,必然会打乱正常工作秩序,不但不能节约时间,而且还要为此产生内耗,空耗时间。

5.时间隔离法

这种方法不妨从下面两位人物的做法中得到启发。

爱因斯坦深知时间隔离法之精髓,他在1906年完成了《狭义相对论》以后,经过10年的酝酿和准备,在1916年的某天,告诉家人任何事都不要干扰他。

他一连16天没有出门,当他走出来时,手里拿着几张写满了数学公式的稿纸,那就是改变人类整个宇宙观念的“广义相对论”。

管理大师彼得·德鲁克在《有效管理者》一书中,曾提到一家银行负责人在每天的工作时间内,保持90分钟的隔离。他说:“我严令我的秘书,除美国我的内人之外,无论什么大事,不要把任何电话接给我。

虽然这有些冒险,需要一定勇气,说不定真有天大的等不及90分钟的事情,但这种方法大大提高了他的时间利用率。

新手上路:第一次做项目管理,如何提高自己的工作效率?

6.会议节时法

为了节省会议时间,以下是应采取的措施和有效方法,可供参考。

1)会前做好准备,不开无目的、无意义或议题不明确的“糊涂会”;

2)联系实际,解决问题,不开传声筒式的“本本会”;

3)权衡轻重缓急,抓住重点,不开“扯皮会”;

4)发挥民主,集思广益,不开家长式的“包办会”;

5)讲究实效,不开一“报告”、二“补充”、三“强调”、四“表态”、五“总结”式的“八股会”;

6)不开七时开会、八时到、九时领导做报告的“迟到会”;

7)不开与议题无关人员的“陪坐会”;

8)不开名为开会,实为游山玩水的“旅游会”。

新手上路:第一次做项目管理,如何提高自己的工作效率?

总之,要做到可开可不开的会不开,能开短会的不开长会,能开小会的不开大会,能合并开的不单独开,能站着开的不坐着开。

除了这些之外,也想说,其实项目管理并不是看方法论就能一次性做到完美的,我更觉得它是一个在实践中获取简单方法论的过程,但简单的方法论在实践过后运用起来会更加成熟。

差不多就是这些啦,祝各位和我在新的一年少踩坑、少背锅、少脱发、少熬夜,一起成长为一名合格抗压的PM~

部分内容及图片来源网络,如有侵权请及时联系我们删除

发表评论

电子邮件地址不会被公开。 必填项已用*标注