项目管理案例分析:相关方该怎么管?

今天要给大家分享的是评估和管理相关方的方法和技巧。也就是如何管理和监督相关方的参与,以及如何有效的管理与相关方的沟通。

项目管理案例分析:相关方该怎么管?

使相关方满意,是项目能够成功的重要因素之一。所以管理相关方在项目推进过程中就显得尤为重要。如果不能使用有效的手段对其进行有效的管理,在项目推进过程中就有可能产生阻力。这其中的关键在于如何能使项目相关方充分支持项目,满足项目的目标要求,从而使相关方对项目满意。

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烂尾项目是如何形成的?

2011年,我被授权带领一个项目团队,为一个学校定制一套教学信息化系统,包含家校平台、在线教研平台以及学校信息发布平台。由于是一个创新型项目,在项目初期,我和团队成员根据项目的需求和目标,识别了大量的相关方,其中包括学校的管理团队,部分老师,以及部分家长和学生。

在项目进行初期,我们想通过访谈和会议对项目的详细需求进行充分的调研,但是调研的过程并不是很顺利,很多人表示不愿意参与到项目中,但是这部分人员其实是项目核心的干系人。然而很多愿意参与到项目中的成员,因为不是核心利益相关者,所以给出的相关需求和建议都没有建设性。

同时,因为项目实施的时间比较长,学校的管理团队及其他相关方发生了一定的变化,当时项目团队并没有对这一情况做出及时的反应。所以,项目越做越大,一部分是需求的大量蔓延,另外一部分是,由于非核心需求的膨胀,造成了大量的镀金。项目接近尾声的时候,很多的相关方,特别是核心利益相关方表示项目不能够满足其需要,对项目不是很满意。最终,项目没有得到验收,也成了一个烂尾项目,这个项目最终以失败告终。

上述可以说是一个管理相关方的反面案例,在这个项目的过程中,我们对相关方的管理是非常不到位的。或者说,我们没有用很好的方法去管理相关方的参与,也没有很好的引导相关方与项目团队进行及时有效的沟通,导致了项目的失败。项目结束后,我们分析了几种原因:

第一, 我们没有严格遵循项目之初对相关方沟通的承诺,做了大量无用的沟通,使我们获取的信息与项目目标的偏差比较大;

第二, 在项目过程中,我没有积极的使项目团队与相关干系人之间建立一种良好的合作关系,使相关方的期望没有得到有效的实施,导致项目中的有些问题被放大了;

第三,我们没有根据项目和项目环境的变化而及时进行调整,也没有在项目进行的过程中,与项目相关方之间建立合理的反馈路径,使一些本应该发现的问题,始终被隐藏。

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如何做好相关方管理?

基于这些出现的问题,其实PMBOK已经给了我们很好的建议,或者在项目发展的过程中又产生了更合理或更高效的解决方法,通过一些学习和积累,我现在认识到,想要规避这些错误,我们应该做以下几点:

第一,我们要与相关方建立良好的关系,与相关方进行沟通和协作以满足他们的需求与期望,并促进相关方合理参与。

具体应该怎么做呢?

我们将相关方记录下来,并描述相关方的权利、影响以及核心关注等信息,而且制定相关方参与项目的相关计划。这样就不会出现上述案例中没有调研到核心干系人需求的情况。除此之外,我们还要根据项目和组织的实际情况,利用沟通管理计划,风险管理计划,变更管理计划等相关计划和文件。从而获取到足够的信息,这样就可以使用一些方法和手段与项目相关方建立有效的联系。同时,善于使用冲突管理、谈判、观察和交流等人际关系技能,邀请相关方参与到项目的会议中。最重要的是,要重视相关方对项目的参与程度以及对项目的影响。

第二,项目组与相关方之间的沟通也尤其重要,也要确保信息在项目组和相关方之间及时且恰当地收集、发布、管理和监督等。

这里推荐大家可以利用在线的PMIS系统,或者利用合理的沟通技术进行有效管理,从而使项目团队和相关方之间消除杂音,统一目标。正如上述案例中当我们收集到一些没有建设性的建议和需求的时候,如果能够采用这种方法,就可以及时避免一些不重要功能的出现。

第三,在项目过程中,随着项目的变化,相关方也会产生一定的变化

这就需要我们在项目过程中对相关方的参与进行持续的监督。不只是项目团队与相关方之间的关系,也包含相关方之间的关系。通过修订和计划来引导相关方合理参与项目。我们可以采用备选方案分析、根本原因分析或者是投票、反馈、演示等沟通技能。通常我们会在这个过程中发现项目的变更,但是越早发现,对项目完成目标产生的影响越小,项目的成功几率就越大。正如上述案例中,如果我们能及时发现用户的变化以及真实的需求,那么这个项目就不会烂尾。

项目管理案例分析:相关方该怎么管?

此外,在相关方管理方面,特别推荐大家了解敏捷项目的一些做法,是特别值得我们借鉴的。在敏捷中,比较讲究客户的合作对项目成果的影响,比如,在敏捷中的回顾会、评审会等,都是会邀请相关方参与的。以公开项目相关信息,统一相关各方对项目的认知;并快速获得对项目成果的反馈。

能够有相关方的支持,对项目的成功是很重要的一个方面,合理的引导和指导相关方参与到项目中,能够有效提高项目相关方对项目的满意程度。

今日要点

如何高效管理相关方:

1、与相关方建立良好的关系,与相关方进行沟通和协作以满足他们的需求与期望,并促进相关方合理参与。

2、项目组与相关方之间的沟通也尤其重要,也要确保信息在项目组和相关方之间及时且恰当地收集、发布、管理和监督等等。

3、在项目过程中,随着项目的变化,相关方的态度和影响也会产生一定的变化。这就需要我们在项目过程中对相关方的参与进行持续的监督。

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