项目管理实践之-项目管理误区(八)-如何看待项目中的变更

项目管理实践之-项目管理误区(八)-如何看待项目中的变更

烤羊到烤鸡的变化

对于项目经理来说,很不喜欢的一件事情就是变更,包括:需求的变化、资源的变化、任务顺序的变化等。这些变化的直接后果就是导致计划的变更,变来变去的,项目经理很大的精力会用来沟通和重新做计划。当计划的调整跟不上变化,或者投入过多,或者计划没有一点约束性时,计划也就不会再被维护了,整个项目陷入一个脚踩西瓜皮,滑到哪里算哪里的状态。

基于以上原因,很多项目经理是不喜欢调整计划的的,这也是可以理解的事情。但是项目中完全没有变化又怎么可能呢?客户所面临的的市场在变化,客户的战略会调整,客户的业务流程会变化,客户方的干系人可能对需求了解的并不深刻,在前期很难对系统有完全充分的考虑,这些都是导致变化的潜在诱因。面对这些潜在诱因,与其坚决抵制变化,但又无可奈何,不如提前做好应对变化的准备,在制定计划时,将变更的兼容性作为制定计划的一种充分考虑。这样一旦发生变化的情况,也可以从容的面对,不至于彻底让项目陷入混乱无序的状态。

变更并不能说明项目的失败,重要的是变更是否在可控的范围内。有效避免那些本可以避免的变更,让那些不可避免的变更在有效的管理之下。我们应该知道,变更本来也是整个计划甚至整个项目管理中的一部分。

成功的项目规划需要对项目变更具备一定的宽容性,不至于被一个变更打破整个项目的节奏,让项目陷入混乱。也不会因为一个变更就需要对所有计划进行重新调整,浪费大量精力,这样的项目管理是不成熟的。

当然对变更处于完全放任的态度也是不可取的,避免变更可以从如下几个方面考虑:

  • 加强在项目需求调研阶段对潜在需求的挖掘,很多客户在我们的需求调研阶段会很忙,或者不愿意投入精力到需求的提供上;还有些与我们进行需求对接的干系人并非对系统涉及到的所有相关方业务都很了解;有些客户对工作主动一些,有些客户对工作消极一些。这些都会造成我们前期对需求挖掘的不充分,也成为后期出现变更的潜在诱因。这就需要我们在前期需求调研的过程中,更深入的了解客户业务,加强对潜在需求的挖掘。
  • 加强对行业知识的积累,因为我们接触的项目更多,积累更多,在项目过程中,从业务的理解上,我们需要比客户更专业。这样才能做出客户满意的系统,也才能提前预料到那些可能在项目后期发生的变更。
  • 在项目初期对项目需求确认及变更提出的流程等进行规范,并和客户达成一致,必要的时候可以在合同里对变更范围及产生的工作量归属进行约定。
  • 对客户提出的变更原因进行了解,找到客户的痛点,而不是作为传声筒,有了变更就按照客户提出的变更需求进行处理。这样的结果可能是被客户牵着鼻子走,很多时候,我们客户提出的变更是没有经过深入考虑的。如果再没有有效的变更管控规则,最终项目就会陷入变更永无止境的泥潭中。结果可能是客户不满意,项目发起人不满意,公司不满意,团队成员也不满意。

在本节的图片案例中,如果我们能更了解烧烤行业食材的市场变化;对材料供应商提前做好食材变更的合同协议等方面的约束;掌握更多品类如:鸡、鸭、鱼、肉串、板筋等更多的食材烧烤技术;深入了解我们消费者的潜在需求,及对烤鸡的接受程度,也许应对这个从羊到鸡的转变会从容的多!

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