入门到精通!项目管理软件Project系列教程一任务清单初始化技巧

学习本文建议先了解的相关知识

领导给你分配任务你就不知所措?通宵加班?那你可能不知道WBS

从入门到精通!项目管理软件Project系列教程一日历的设置(996)

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前言部分

今天带大家学习Project软件中任务的初始化和排版技巧。

所谓的任务初始化就是把我们WBS分解后的总任务、子任务、相关摘要数据初始化进入软件,利用软件的相关功能和特性完成项目进度、成本、资源的管理。排版技巧就是通过一些列的相关操作达到方便管理的目的,并且符合项目规范管理。

本文适合那些人员呢?

  • 打算使用该软件管理项目的项目负责人或者项目经理,对软件非常的不熟悉。
  • 已经使用过一段时间的项目经理,但是对软件的一些技巧没有掌握,只是停留表面阶段。

以软件开发过程为例,模拟整个制作过程,最终的效果如下图所示:

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最终效果

制作步骤

第一步:项目任务列表初始化

WBS任务分解的总任务、子任务、相关摘要数据初始化进入软件。任务的分解可以利用PPT、Excel、Xmind等软件完成。小编习惯使用Xmind软件进行任务分解。以本项目为例,分解结果如下图所示:

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任务分解结果

从纵向分析,分为三个部分,产品名称、产品阶段、产品阶段中需要执行的具体任务。把上面任务分解结果初始化到软件中。效果如下图所示:

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初始化列表

第二步:调整项目任务列表

初始化数据后,任务名称列表显示所有的任务,很显然不是我们想要的结果,这个时候就需要我们调整任务列表结构。

任务列表结构的调整需要掌握两个菜单的使用,如下图所示:

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菜单功能

菜单1:把选中的任务列表级别升级。

菜单2:把选中的任务列表级别降级

掌握这两个菜单功能,我们很快完成任务列表的排序,效果如下图所示:

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排序效果

强烈建议:任务排序初始化过程,建议使用自动计划,如果使用手动计划计划,项目日期、工期都需要花费很长时间去调整,如果项目管理知识薄弱的项目经理,调整起来更是费劲。另一方面,如果使用手动计划,如果调整不合理,界面会报很多的错误,非常的不美观。

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示例界面

依据已有的任务列表,我把自动任务调整成为手动任务,任务完成日期列就报错了,需要我们手动调整,如果项目规模比较大,我们手动调整,非常的耗时费力。

第三步:项目任务列表添加工期

项目的工期前期可能只是个计划,根据项目不断推进,项目工期需要实时调整,一般项目的工期以天为基准单位。当然也可以别的时间为单位,这里就不详细讲解了,请查询相关资料学习。最终效果如下图所示:

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添加工期

最后一步:项目任务列表添加开始时间、完成日期

这块功能就不多介绍了,根据实际情况完成开始日期的填写,开始日期填写完成后,完成日期会自动计算,但是前提条件的任务的类型必须设置成自动任务。

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添加开始日期、完成日期

技巧

技巧一:WBS分解的任务,每个子任务都有任务编号,数据初始化到软件后,是否还可以显示任务编号呢?答案是肯定的,可以通过软件的设置达到我们的目的。具体步骤如下图所示:

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显示大纲数字

技巧二:甘特图对应的颜色如何修改,有的项目经理需要截图到PPT,为了匹配PPT风格,需要调整颜色。操作步骤如下图所示:

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今天就讲到这里,谢谢大家学习。如果大家喜欢,点击“关注”小编,继续分享项目管理相关内容。

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