项目管理与系统思维的整合方式

系统思维的构建对项目管理的整体认知有很强的辅助作用。此领域较经典的书籍有《第五项修炼》、《系统之美》等。项目姐将多年项目管理实践经验与系统思维核心理论进行了整合,提出从项目管理维度出发的系统整合思维模式。

先说明系统的定义及构成要素,便于大家形成初步认知。

系统并不仅仅是一些事物的简单集合,而是一个由一组相互连接的要素构成的、能够实现某个目标的整体[1]。系统的构成包括要素、要素间的连接关系及功能或目标。可以看出,项目管理所关注的客体(项目)基本可列为系统范畴。

项目管理与系统思维的整合方式

举个栗子,我们准备立项一个新项目,以系统思维出发,首先要厘清系统中的各组成要素,我们以开发一款APP为例,整个系统要涉及的要素包括设计、开发、测试、运营、营销等。其次,要考虑到各要素之间的联系,如设计与开发、开发与测试、运营与营销等。再者,需考虑系统将所有要素通过一定的连接条件组合在一起,这里的连接条件就是日常的沟通合作机制。最后,希望实现的是什么功能 – 成功在X年X月X日在XX平台发布一款高质量的APP。上述方法是以角色作为类别对系统进行裂解及分析的,同理还可使用功能作为裂解元素。

若未认识到项目作为一个系统而存在,则容易出现将其中某个部分的工作独立出来,或未完整识别系统要素等问题,造成不必要的浪费,乃至增加项目的风险。我们可进一步展开做如下讨论。

在项目管理过程中,通过引入系统思维,能发现尽可能多的潜在风险。例如,系统所需要素是否都存在(是否缺失某重要干系人)、要素间的连接关系是什么以及是否正确(如内外部依赖关系是否明确,合同形式是否合理等);在进行范围管理时,可通过系统思维(强调要素及关联),提高对系统(项目)边界的认知准确度。

项目管理与系统思维的整合方式

另外,借助系统思维的方式去发掘最大收益杠杆也是系统思维与项目管理方法很好的整合点。在系统的增强回路(系统的自我强化)上我们不需要加入过多资源,系统通过自身的作用能不断提升效能及产出,此时,最能产生杠杆收益的点应该是将管理精力应重点投入移除调节回路中的增长限制(系统的自我调节)。例如,我们在团队的项目管理工作中引入看板方法,团队成员从认知到理解到最终执行,整个过程处于不断熟练的状态。在某段时间内就会在这个流程上出现增强回路,团队使用看板的效率不断提升,效果得到强化,呈螺旋式上升状态。而团队作为系统,存在调整回路,这种回路会将效率提升值拉到一个既定水平,之后则无法再增长。此时管理工作的核心就是识别出这种限制(高杠杆点),并通过移除障碍,使团队效率重回增强回路,直至遇到下个限制为止。例如,我们发现看板任务的价值流总会在某个环节出现速率放缓的情况,则考虑此环节存在限制,并提供移出限制的方式以得到应有的杠杆收益。

希望以上的知识整合对你有帮助,欢迎后台回复你的看法进行互动交流~

注释:

【1】《系统之美-决策者的思考系统》,2012年8月,浙江人民出版社

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