项目管理规划风险应对及风险监控怎么做?

项目管理规划风险应对及风险监控怎么做?

各位好,

又见面啦!愿阴霾早些过去。

关于项目风险管理,上两期我们分别介绍了风险识别、定性及定量风险分析。本期,我们将剩余的两个过程组,规划风险应对及监控风险一并与大家分享。

为什么要规划风险应对?在《项目风险识别=打预防针?》一文中我们提到过,如果识别出了风险不提供解决方案,那就是耍流氓啊!所以,我们需要对识别出的风险做应对规划。那监控风险又是什么?它是对风险应对进行的管控。那如何管控呢?怎么做才算得上是有效的管控?这些都是我们今天要讨论的内容。

01 规划风险应对

一、规划风险应对流程

关于规划风险应对,首先需要我们对具体风险本身的应对方式进行识别。这句话说起来好像很拗口,我们举个栗子:项目A识别出的已知风险是存在2个前端开发人力的缺口,风险应对规划过程就需要识别出可能存在的应对方案。

  • Plan A:我们可以委派外包人员进行处理;
  • Plan B:我们可以缩减前端开发范围;
  • Plan C: 我们可以适度增加开发周期。

明确备选方案之后,我们选择其中一种作为应对方案。按上文中提到的案例,3个备选方案中具体选择哪一个,需要用到决策支持技术。与此同时,还需综合考虑项目时间、成本等的总体目标。基于此,我们在这里采用多标准选择技术来进行评估。具体框架如下图:

项目管理规划风险应对及风险监控怎么做?

通过对评估技术得出的总分进行排序,最终Plan A胜出。此种技术的优点在于,它可以最好地实现对所有项目目标的支持。例如上述例子中,项目对时间和成本目标较为关注,而其中时间的权重又会高于成本。此种技术成功使用的关键在于,能在组织内对加权的项目达成共识。

完成应对方案的选择,接着就需要为方案所需的资源及行动提供方案。如Plan A的描述,计划采用前端开发外包的方法。那具体外包人员开发节奏是什么?如何与项目管理计划进行整合?这些都是需要细化的行动方案。

在完成上述工作的过程中,我们还需要对风险登记册进行更新,同时关注对残余的风险敞口的评估。

二、规划风险应对关键要素

与人相关

  • 需要与相关干系人进行沟通,将编制好的计划发给各干系人并获得他们的同意。
  • 明确定义与风险相关的角色和职责。
  • 在识别出风险后,对具体风险的跟进需要明确负责人,包括风险责任人及风险行动责任人,从而实现问题的闭环处理。

与计划相关

  • 需要指定风险应对时机,明确具体在何时由谁来执行,此计划作为项目管理的子计划,应与项目管理计划进行整合。
  • 需要对风险应对提供资源、成本及持续时间的估算。

与分析相关

  • 风险之间的关系,如需要考虑低风险在达到一定阈值后很可能发生质变,演变成为高风险。另外,当某个风险发生之后,很可能对其他风险的发生概率产生影响。
  • 应对策略间的关系,如需要考虑增加人力能缩减时间但会增加成本,压缩测试时间可能导致更多外部成本等。

02 监控风险

监控风险的初始目标是跟踪已识别的风险,监督残余风险、识别新的风险、确保风险应对在合适的时间被执行,以及在项目的整个生命周期中评估他们的有效性。

一、监控风险流程

  • 风险应对责任人识别风险触发条件
  • 对已触发的风险采取相应的应对行动
  • 判断是否存在额外的风险,是否需要进行变更控制
  • 判断是否需要进行风险再评估
  • 对风险管理进行审计,找到待提升项并总结经验教训

案例小析:

X项目,在风险登记册上有已知风险为:图片版权未知,若使用该图片并正式发布会存在侵权风险。应对规划提及的风险触发条件为收到第三方的周知。应对行动计划为:在文章中注明“若有侵权请联系我们”,并及时与版权所有者联系,购买版权(预算XX元)。此风险的责任人为小C君。上述细节明确后,风险监控流程开始:

  1. 小C君每天都会留意X项目的官方微博、微信、社区及邮箱,确保是否有版权作者与之联系。
  2. 他在某日收到一封邮件,对方声称X项目使用的图片侵权,要求其删除处理。小C君第一时间认识到风险被触发,并启动了应对行动。
  3. 他与对方取得联系,经过多轮沟通,并未与对方达成支付版权费的共识。由此产生残余风险,即此图片无法继续使用。
  4. 小C君将风险同步给项目经理,项目经理内部组织了对此风险进行再评估,并最终提供新的应对行动,将此图片与已拿到版权的另一张图进行替换。
  5. 更新风险登记册,此风险关闭。
  6. 项目经理与小C君进行沟通,梳理整个风险管理过程中的问题并总结经验(审计)。在此次风险识别的过程中,未对残余风险做评估,后续风险管理过程会关注。

二、风险监控的关键要素

  • 持续监督风险触发条件,第一时间甄别触发条件,对发生的风险实施应对行动。
  • 保持风险意识,对项目涉及的干系人及组织,定期同步风险状态,让所有人对风险时刻保持关注。

关于风险的话题我们已连续讨论了三期,在如何管理风险这个问题上,想必大家都有了不同程度的认知。后续我们将持续对项目管理领域有价值的话题进行探讨,欢迎留言告诉我们你希望看到的。

下期见!

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